Il processo di approvvigionamento e la scelta dei fornitori sono fonti primarie di creazione di valore per l’organizzazione aziendale, che vanno gestite con molta attenzione.

Già nella fase di selezione e inserimento di un nuovo fornitore è molto importante integrare i dati anagrafici con i dati che identificano le capacità tecniche/produttive, i prodotti, i referenti, la definizione di condivise procedure di gestione di eventuali criticità. Questo aspetto è tanto più importante quanto più è strategico il prodotto/servizio del fornitore.

Risulta, inoltre, molto importante definire e concordare con il fornitore le performances attese, e poi essere in grado di monitorarle congiuntamente.

Nella gestione delle prestazioni vanno ricompresi anche aspetti riguardanti, ad esempio, l’efficace processo di definizione degli ordini e lo scambio di informazioni legati all’evasione di un ordine.

Il monitoraggio delle prestazioni è essenziale al fine di garantire che i fornitori soddisfino le esigenze e siano aperti a discutere di attività di miglioramento da perseguire attraverso l’andamento del rapporto contrattuale. Vanno poi valutati i rischi legati alla stabilità del fornitore e all’interruzione degli approvvigionamenti.

L’affidabilità di un fornitore serio: ecco i vantaggi

I fornitori possono essere fonte di vantaggi competitivi per il cliente ma ciò presuppone che si riesca a impostare un rapporto di partnership con loro, analizzando correttamente i dati di valutazione delle performances dei fornitori in modo globale.

Vanno, infatti, compresi i vantaggi competitivi che si possono ottenere nel proprio mercato attraverso il fornitore grazie all’affidabilità delle sue prestazioni contrattuali.

È fondamentale, però, avere la disponibilità di dati relativi alle performances dei fornitori, in quanto se si è privi di un processo strutturato di rilevazione di dati è difficile comprendere come i fornitori possano creare valore e dare un reale vantaggi all’organizzazione.

Sviluppare l’approccio di ricerca di vantaggi competitivi per la propria attività, attraverso un accorto rapporto con i propri fornitori, richiede infatti:

• fonti affidabili di dati sul fornitore, con tutte le informazioni rilevanti, disponibili e aggiornate;
• gestione appropriata dei contratti con ogni fornitore con controllo accurato dei KPI e delle prestazioni;
• Capacità di valutare il business con il fornitore in modo globale.

Nelle imprese il focus è sempre più concentrato nei processi e, conseguentemente, un buon business passa attraverso una buona gestione dei processi.

Da questo punto di vista la catena degli approvvigionamenti è cruciale per garantire il livello di servizio, la flessibilità e l’affidabilità richiesti dal mercato unitamente all’efficienza e al miglioramento continuo necessari per lo sviluppo.

Pertanto, nella valutazione dei propri fornitori oltre alla misurazione dei vantaggi legati al risparmio sui costi vanno considerati aspetti legati soprattutto al grado di efficienza ed efficacia dei reparti produttivi che vanno messi nelle condizioni di realizzare prodotti che hanno la migliore qualità sul mercato, senza sprechi, in modo snello, ottimizzando la gestione delle capacità e delle risorse.

È chiaro che gestire bene i fornitori è particolarmente critico per ottenere questo tipo di risultati.

Anche dal punto di vista dell’innovazione, è noto che uscire con nuovi prodotti, nuove idee, nuovi servizi permette sempre di stare avanti ai propri competitor ed è il modo più efficace per raggiungere una posizione forte sul proprio mercato.

Un ristretto numero di organizzazioni ritiene che l’innovazione possa essere gestita completamente dall’interno. Molte aziende leader invece hanno compreso che i fornitori costituiscono già di per sé una base di risorse utili all’innovazione, nettamente più grande rispetto a quelle che loro stesse possono disporre.

Volendo scendere nel dettaglio, tra gli aspetti che qualificano le performances del fornitore, al di là dei prezzi di vendita, vanno valutati con attenzione:

• il processo di emissione/trasmissione ordini in termini di tempo richiesto, semplicità, chiarezza e completezza.
• i processi di fatturazione e pagamento;
• il passaggio dei dati e delle informazioni all’interno dell’organizzazione del fornitore;
• la cura del passaggio dei dati di dettaglio verificando se siano raccolti con l’attenzione o se vadano persi;
• la chiara identificazione degli interlocutori per le varie questioni specifiche legate al rapporto contrattuale;
• la chiara evidenza delle possibili criticità nella gestione di un ordine e la definizione di soluzioni preventive;
• la capacità del fornitore di supportare processi interni di innovazione con approfondimenti tecnici utili.
  

I fornitori, se gestiti con la giusta attenzione e con una valutazione globale, costituiscono una componente fondamentale per portare un’azienda al successo e favorire il perseguimento dei seguenti obiettivi:

• riduzione delle scorte;
• riduzione del Lead Time di approvvigionamento;
• risparmio di costi dovuti alla riduzione di attività senza valore aggiunto;
• risparmi nelle attività di gestione dei fornitori;
• accrescimenti delle potenzialità di sviluppo tramite partnership con i fornitori meglio organizzati.

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Alessandra Sangoi
CEO